Membandingkan Dokumen pada Word 2007 dengan Perintah Compare
Sesuai dengan namanya, perintah Compare pada aplikasi Word dapat kita gunakan untuk membandingkan dua buah dokumen hingga kita dapat melihat perbedaan dari kedua dokumen tersebut. Bagi saya sendiri, perintah Compare ini biasanya saya gunakan saat menyusun sebuah modul training. Dari beberapa revisi yang saya buat untuk modul training tersebut, adakalanya saya lupa revisi apa saja yang sudah saya lakukan. Demikian halnya dengan seorang penulis, saat mengirimkan naskahnya ke bagian editor, dengan mudah penulis tersebut dapat melihat revisi apa saja yang sudah dilakukan oleh editor dengan membandingkan antara dokumen aslinya dengan dokumen yang sudah direvisi oleh editor.
Agar lebih jelas, berikut ini cara menggunakan perintah Compare tersebut.
Misalkan kita memiliki dua buah file dokumen, yaitu dokumen pertama dengan nama file Dokumen-1 seperti tampak dalam gambar berikut ini.
Dan dokumen kedua dengan nama file Dokumen-2 seperti tampak dalam gambar berikut ini.
Kedua dokumen tersebut sekilas tampak sama, namun jika kita perhatikan lebih lanjut, pada Dokumen-2 terlihat ada beberapa perbedaan, misalnya kata sederhana diganti dengan kata garis besar, demikian juga dengan adanya beberapa kata yang memiliki format yang berbeda.
Kita akan mencoba membandingkan kedua dokumen tersebut dengan menggunakan perintah Compare pada aplikasi Word. Caranya klik tab Review lalu pada group Compare klik tombol Compare. Pada menu pilihan yang muncul terdapat dua buah pilihan perintah yaitu Compare dan Combine. Klik pilihan Compare.
Word akan menampilkan kotak dialog Compare Documents seperti tampak pada gambar berikut ini.
Klik tombol Browse untuk memilih file Dokumen-1 pada bagian Original document serta file Dokumen-2 pada bagian Revised document. Klik juga tombol More >> untuk melihat beberapa seting lanjutan pada kotak dialog ini, yaitu:
- Comparison settings: Menentukan fitur apa saja yang ingin kita bandingkan.
- Show changes at: Menentukan perubahan pada tingkat apa yang ingin kita lihat, apakah berdasarkan karakter (per huruf) atau berdasarkan kata.
- Show changes in: Menentukan dimana kita ingin menempatkan hasil perubahan yang kita setujui, apakah pada dokumen aslinya, atau pada dokumen yang telah direvisi atau pada dokumen yang baru.
Untuk sementara, biarkan dulu semua seting tersebut pada kondisi defaultnya.
Klik tombol OK dan secara otomatis Word akan menampilkan sebuah dokumen baru yang terbagi menjadi beberapa bagian seperti tampak pada gambar berikut ini.
Di sebelah kiri, yaitu pada bagian Summary kita dapat melihat keterangan tentang perubahan yang terdapat diantara kedua dokumen yang kita bandingkan. Dan di sebelah kanan terdapat tampilan dari kedua buah dokumen yang kita bandingkan yaitu Dokumen-1 dan Dokumen-2. Dan pada bagian Compared Document kita dapat melihat perbandingan kedua buah dokumen dalam satu bagian.
Kita dapat mengatur tampilan tersebut dengan menggunakan tombol Show Source Documents pada group Compare.
Kembali lagi pada bagian Compared Document. Cobalah untuk menempatkan kursor pada kata sederhana yang dicoret dan Word akan menampilkan informasi perubahan apa yang telah dilakukan pada kata tersebut berikut dengan waktu saat perubahan tersebut dilakukan.
Perubahan tersebut dapat kita setujui atau kita tolak, caranya yaitu dengan klik-kanan mouse lalu pilih Accept Change untuk menyetujui perubahan atau Reject Change untuk menolak perubahan tersebut.
Jika kita ingin menyetujui semua perubahan, yaitu perubahan berdasarkan dokumen yang kedua (file Dokumen-2), klik tombol Accept pada group Changes lalu pilih Accept All Changes in Document.
Kita juga bisa menolak semua perubahan yang artinya kita akan menggunakan dokumen aslinya yaitu file Dokumen-1. Caranya klik tombol Reject pada group Changes lalu pilih Reject All Changes in Document.
Dan setelah membandingkan serta memeriksa semua perubahan tersebut langkah terakhir adalah menyimpan dokumen tersebut dengan nama file yang baru. Hal ini bisa kita lakukan karena sebelumnya pada kotak dialog Compare Documents kita telah memilih pilihan New document pada bagian Show changes in.
Demikian dan mudah-mudahan tulisan singkat ini ada gunanya.