Manajemen Data pada Excel 2007 - Pengantar
Excel dapat menangani tabel data yang kompleks dan memberikan kemudahan dalam mengatur tabel data tersebut. Fasilitas yang ditawarkannya misalnya untuk mempermudah entri data, mengurutkan data, validasi data, analisa data untuk menghitung nilai subtotal, analisa data untuk menarik kesimpulan dari suatu tabel data, dan lain sebagainya. Fasilitas manajemen data tersebut terdapat dalam menu Data. Jika kita klik menu Data tersebut maka ribbon-bar Excel 2007 akan menampilkan sederetan perintah manajemen data yang dapat kita gunakan.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam manajemen data ini, yang terutama adalah pastikan bahwa data yang berada dalam satu kolom harus sejenis.
- Kolom yang berisi data sejenis tersebut dinamakan Field.
- Setiap field harus mempunyai judul kolom atau Nama Field.
- Isi dari setiap field dinamakan Record.
Contoh tabel data yang tidak disarankan dapat dilihat pada gambar berikut ini, walaupun tabel terlihat bagus dan jelas, namun terdapat data yang tidak sejenis dalam kolom yang sama.
Contoh tabel data berikut ini sebetulnya sudah bagus. Data yang berada dalam satu kolom sudah sejenis karena tabel Bulan dan tabel Tahun terpisah. Hanya saja judul tabel berimpit dengan tabel Bulan.
Kondisi seperti ini tidak disarankan, minimal harus terdapat 1 baris kosong atau 1 kolom kosong diantara tabel yang berdampingan atau diantara judul tabel dengan tabel datanya. Dengan demikian, tabel data yang disarankan contohnya seperti gambar berikut ini.
Hal lainnya yang perlu diperhatikan adalah umumnya kita tidak perlu memblok (highlight) sel atau range untuk menggunakan perintah manajemen data ini, namun cukup tempatkan kursor secara sembarang atau dimanapun asalkan masih berada didalam tabel maka secara otomatis Excel akan memilih tabel data kita. Cara ini bisa dilakukan asalkan tabel data kita mengikuti aturan seperti yang telah disebutkan diatas.